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SOU ASSISTENTE SOCIAL, E ESPECIALISTA EM GESTÃO PÚBLICA EM ASSISTÊNCIA SOCIAL. TRABALHO COMO PERITA SOCIAL NA JUSTIÇA FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO. 
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By Ferramentas Blog

26/04/2010

Apresentação em Power Point

Muitas vezes, na hora de defender o Trabalho de Conclusão de Curso, se prefere utilizar apresentações de Power Point como recurso. Por essa razão, achei muito interessante, deixar acessível o conteúdo abaixo.



Condições Comportamentais Básicas em Relação à apresentações:

1. As explicações do apresentador devem possuir qualidade, possibilitando a reflexão ao público;

2. Qualidades visuais que produzam emoção;

3. Qualidades técnicas que agradem os olhos.



O apresentador possui importância e papel fundamental para a apresentação. Alem da habilidade pessoal do apresentador, o material utilizado durante a apresentação tem um grande papel de importância e deve ser uma ferramenta complementar para despertar a atenção, maximizar o poder de persuasão e o nível de retenção da mensagem veiculada, bem como garantir uma boa imagem do palestrante.

Ao escolher e preparar o material de sua apresentação é importante ter em mente quatro elementos:

O perfil do Público Alvo: Para qualquer atividade que desenvolvemos precisamos definir o público alvo, ou seja, as pessoas que receberão as informações da sua apresentação. Para que essa análise seja bem completa, algumas sugestões precisam ser consideradas, tais como: quem são os participantes? Homens, mulheres, jovens, adultos, idosos, estudantes, advogados, motoristas de ônibus, atendentes etc. Quais são seus gostos? Informática, lazer, esporte, cultura, política, música etc. Existe alguma predisposição para a mensagem? Um problema identificado, a necessidade de padronização de alguma técnica, o desenvolvimento de alguma competência. Se eu estivesse entre a platéia, como reagiria frente à palestra que estou preparando? De maneira agradável, apática, com repulsão etc.

O objetivo da apresentação: O que pretendo com a apresentação? Por meio da resposta poderá definir a melhor forma de apresentar o conteúdo, no entanto, tão importante quanto isso é saber o que o público retém:

70% do que ouvem e vê;

30% do que vê;

20% do que ouve;

10% do que lê.

Assim, o apresentador deverá dominar o assunto, saber estruturar as idéias de forma lógica, além de destingüir o que é mais ou menos importante.

As características do local: Por meio das características do local você avaliará uma série de elementos como tamanho, iluminação e disposição da platéia que podem influenciar sua apresentação. Mesmo que o uso de slide seja adequado para platéias de qualquer tamanho, esteja atento para que as informações fiquem visíveis para todas as pessoas. Distância adequada da tela e platéia recomendada:

a) A distância entre a tela de projeção e a última fileira não deve exceder em oito vezes a altura da tela;

b) a distância entre a tela de projeção e a primeira fileira não deve ser inferior a duas vezes a altura da tela.

O conteúdo: O conteúdo é um elemento muito importante na montagem de sua apresentação em Power point, porém desenvolvê-lo não é tão simples como parece. A diagramação de informações deverá ser estruturada de maneira a tirar o máximo proveito da seqüência natural de observação do público que consiste em perceber os elementos na seguinte ordem: imagens e ilustrações; títulos e legendas; texto.

A idéia é apresentar todos os elementos de modo que chamem a atenção do seu público.

Apesar de estarmos tratando o Power point como ferramenta principal para criação de apresentações, saiba que seus slides podem ser preparados em outros softwares apropriados, como o coreldraw por exemplo.

Para iniciar sua apresentação informe o plano de vôo em um de seus primeiros slides, ou seja, os principais tópicos que serão expostos durante a apresentação.

Esse plano deve ser seguido durante toda a apresentação como forma de orientação da platéia.

O primeiro assunto relacionado a estrutura da apresentação em Power point que apresentaremos é a padronização! Padronizar é estabelecer padrões, modelos ou critérios preestabelecidos. Para que sua apresentação fique padronizada, defina um modelo geral de layout (localização de títulos, logos, formato do texto etc), desta forma sua apresentação ficará mais harmônica e consistente. As imagens devem seguir a mesma padronização em relação ao tipo: desenhos vetoriais, imagens digitalizadas: preto e branco ou coloridas etc.

Você sabia? Geralmente 70% de todo material visual de uma apresentação consistem em textos. Com base nessa informação, chegamos à conclusão que a facilidade de leitura do material visual deve ser imprescindível. Portanto, evite excesso de informações em um único slide; evite parágrafos longos; escreva sob a forma de frases ou palavra-chave; escreva em tópicos, utilizar gráficos e imagens para transmitir as informações faz com que as pessoas prestem mais atenção no que está falando. Portanto, se o fundo for claro, use fontes em negrito para dar maior leirura; leituras e notas de rodapé devem ser legíveis; deixe uma margem de aproximadamente 5% nas bordas da tela; mostre um ponto de cada vez por slide. Se mostrar muita coisa, o público irá se concentrar no slide e perderá o foco em você.

Outro elemento muito importante para qualquer apresentação é a fonte utilizada. Os detalhes relacionados a ela fazem toda diferença na apresentação. Vamos conhecer alguns deles:

1. Aplique uma fonte de tamanho que todos possam ler com facilidade;

2. Evite textos maiúsculos, eles complicam sensivelmente a leitura;

3. Para os títulos utilize apenas as iniciais maiúsculas, pois assim ficarão mais legíveis;

4. Defina o tamanho mínimo e máximo das letras e respeite esses limites ao longo do material, lembre-se da padronização que estudamos anteriormente;

5. Não sublinhe, se for necessário, utilize outros artifícios como o itálico.



Imagine que você criou uma apresentação, mas ao abri-la em outro computador, percebeu que a fonte está diferente. O que aconteceu e como agir perante uma situação dessas?

Isso certamente ocorreu porque esta fonte não está instalada no computador em questão. Para evitar que isso ocorra, siga as instruções:

a) Utiliza fontes comuns como Arial, Verdana, Times New Roman ou Tahoma;

b) Se for muito importante usar outro tipo de fonte, salve-a junto ao documento, pois dessa forma poderá utilizar a fonte que quizer e abri-la em qualquer máquina, sem se preocupar se ela está instalada ou não no computador em questão. Para isso, acesse, salvar como...>ferramentas>Opções de salvamento>Salvar fontes>True Type.



Agora vamos aprender outros elementos importantes. Primeiro precisamos compreender que o processo de aprendizado do ser humano é altamente visual. É muito mais fácil para o cérebro se lembrar de uma imagem do que de números ou textos. Por isso, não se limite aos recursos que o Power point oferece. Use imagens e elementos gráficos como tabelas, quadros, esquemas para variar e atrair visualmente, inclusive vídeo. O uso de videoclipes curtos, acrescenta humor, transmite uma mensagem e atrai a atenção do público. Observe os exemplos:

Diagrama de lista:

Primeiro conceito comentários

Segundo conceito comentários

Terceiro conceito comentários





Diagrama de Matriz:









Aproveitando o assunto, muita gente costuma inserir imagens no Power Point usando o recurso “copiar e colar.” Em princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para evitar problemas desse tipo, é fundamental inserir imagens da maneira correta. Clique sobre a versão do Power Point instalada em sua máquina e aprenda como inserir imagens corretamente.

Power Point 2003

Acesse o menu inserir/imagem/do arquivo. Na janela que surgir, localize o diretório onde a figura está armazenada e selecione-a.

Power Point 2007

Acesse o menu inserir e clique no botão imagem. Na tela que surgir, localize a pasta onde a figura está armazenada e selecione-a.

O uso de imagens é muito eficiente em apresentações, porém o bom senso é fundamental. Usar slides com muitas figuras pode dificultar o entendimento do público, portanto use-a com moderação.

Os recursos de som e efeito devem ser utilizadas com muita cautela em suas apresentações. Os efeitos especiais devem ser evitados, como transições de textos muito rebuscadas e efeitos sonoros. Alguns elementos podem ser utilizados com muito bom senso. A apresentação deve possuir efeitos simples para transmitir a mensagem com objetividade. Para aplicar os recursos apresentados, você pode fazer uso dos templates, também conhecidos como modelos de apresentação ou simplesmente fundos. Os templates são elementos fundamentais para valorizar a sua apresentação, porém alguns cuidados são fundamentais ao utilizá-los. Preste atenção nas dicas a seguir.

a) Não use fundos muito rebuscados, com grandes quantidades de elementos visuais;

b) Fundos claros com letras escuras, fundos escuros com letras claras são eficientes para uma boa leitura;

c) Evite colocar o texto com cores quentes (vermelho, amarelo etc.) em fundo de cores frias (azul claro, verde claro etc.).

Veja alguns templates:





Um item que não devemos deixar de comentar é a cor do slide. A cor é, sem dúvida, um poderoso instrumento. Ela pode incrementar uma apresentação, tornar uma mensagem clara, propiciar um ar mais convidativo, chamar a atenção dos participantes e garantir uma melhor compreensão e memorização da imagem veiculada.

Para se ter uma idéia, um anúncio colorido é lido por 80% a mais de leitores e vende 80% a 85% mais do que um similar em preto e branco.

A cor requer alguma habilidade e ponderação no seu uso, portanto é preferível o uso simultâneo de poucos tons a pecar pelo excesso. Atente-se a algumas dicas importantes relacionadas à cor na montagem da sua apresentação:

a) Em primeiro lugar, defina as cores de fundo, dê preferência às cores frias (turquesa, azul, púrpura etc.), pois naturalmente parecem afastar ou recuar, favorecendo a leitura dos slides;

b) Defina um padrão de cor que será usado e utilize um mesmo conjunto de cores ao longo da apresentação;

c) Deixe os títulos, linhas de tabelas, logos, diagramas e elementos gráficos em outra cor das utilizadas nos textos;

d) No caso de fundos degradês, utilize tons que combinem entre si para facilitar a visualização de elementos gráficos como: tabelas, quadros, gráficos etc.;

e)Quanto menor um elemento gráfico, maior a necessidade de contraste para que ele fique legível; a medida que o tamanho desse elemento aumenta, pode-se diminuir o contraste;

f) Defina textos e linhas largas o suficiente para serem preenchidos pelas cores;

g) O uso das cores vivas e estimulantes como o vermelho, laranja e amarelo, servem para destacar ou exprimir ação.

Para perceber a influência da cor na sua apresentação, observe os slides. Apesar de possuírem o mesmo conteúdo, verifique as diferenças que as cores proporcionam entre um e outro.







Agora vamos conhecer outros recursos do Power Point que podem facilitar muito nosso trabalho na montagem dos slides.

Você sabia que no Power Point é possível utilizar grades para facilitar a padronização da apresentação? Leia as explicações:

Se os slides da sua apresentação forem muito detalhados, o uso de grades pode lhe ajudar a posicionar melhor os itens. Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção grades e guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário.

Observe no exemplo as guias aplicadas ao slide:





Note que as grades e guias servem apenas para ajudá-lo(a) no posicionamento dos itens, portanto não aparecerão durante a apresentação. O procedimento acima vale para o Power Point 2003 e 2007.

Muitas vezes encontramos dificuldade para alinhar perfeitamente as figuras e caixas de texto no slide, não é mesmo?

O Power Point possui um recurso que possibilita mover perfeitamente esses objetos. Uma das formas para isso é selecionar o item, pressionar a tecla ctrl e mantê-la pressionada e, finalmente, movimentar o objeto usando as teclas do teclado.

Agora veremos algumas técnicas de apresentação, para que as informações dos slides sejam apresentadas de forma cativante para a platéia.

Antes de iniciar sua apresentação é importante se antenar a alguns detalhes que fazem toda a diferença.

a) Primeiramente, monte um roteiro do que será apresentado, levando em consideração o tempo máximo disponível para evitar “estourá-lo” ou ser rápido demais.

b) Um ensaio prévio é importante para fazer uma estimativa do tempo gasto, além disso, ao montar o roteiro, defina o que será dito enquanto cada slide é apresentado.



Revise todos os textos que farão parte da apresentação. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faça alterações. São grandes as chances da apresentação ficar melhor depois disso.

Examine o título, os alinhamentos e as ilustrações. Observe se há algo deslocado, se há algum texto ilegível ou sobreposto, se a ordem dos slides está correta e se todos têm um título enfatizando a sua idéia central.

Observe erros de português, tanto gramaticais quanto ortográficos, esses erros são imperdoáveis, além de prejudicar bastante sua imagem.

É importante levar cópias da apresentação em diversos tipos de mídia (pendrive, Cd, DVD etc). Caso não vá usar seu próprio computador, procure salvar o arquivo em diversas versões para evitar a desagradável surpresa de não ter uma versão compatível com sua apresentação. Veja as dicas para evitar surpresas desagradáveis.

a) Teste antes seu computador, notebook, projetor multimídia e até o sistema de som, se for o caso.

b) Desative o protetor de tela e qualquer programa que possa interromper sua apresentação ou sobrepor alguma informação a ela.

c) Nunca dependa do Power Point, se por ventura ele falhar, tenha uma cópia de sua apresentação para servir-lhe de apoio.



Início, meio e fim da apresentação

Ao iniciar a exposição, apresente-se na abertura de forma simpática. Se as pessoas já o (a) conhecem, seja cordial, dê bom dia, boa tarde ou boa noite e indique o tempo aproximado de sua apresentação.

Falar do assunto principal logo de início e praticar o que será apresentado são pontos que garantem o sucesso de uma apresentação.

Nenhum orador que falar para um público que está entretido lendo o resumo de seus comentários, portanto se o acompanhamento da apostila não for essencial para a apresentação, aguarde o término para distribuir o material.

Agora que já aprendemos os elementos fundamentais para antes da apresentação e para o início, vamos conhecer os elementos durante a apresentação.

O objetivo de qualquer apresentação é convencer uma platéia de uma determinada idéia. Para que esse público compreenda a apresentação em nível intelectual e emocional, é preciso lhe contar uma narrativa coesa – uma história.

O público precisa saber de três coisas:

1ª Onde desejamos chegar;

2ª Onde estamos agora;

3ª Como avançaremos até lá.

Toda apresentação deve ser usada para comunicar essas três simples idéias. Esse processo funcionará melhor por meio de declarações simples em texto, imagens e gráficos, como explicado anteriormente.

É muito importante falar pausadamente e olhar para a platéia, a apresentação é para servir de apoio e não para dar todas as informações, portanto não leia o que está escrito nos slides.

Um dos hábitos mais comuns e prejudiciais é fazer uma leitura simples da apresentação visual para o público. Sua apresentação ficará muito melhor com observações orais que ampliam e discutem o conteúdo, em vez de reproduzir o que está na tela.

O Power Point é mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usuários experientes do Power Point não se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso não só permite um descanso visual, como também é eficaz para concentrar as atenções em trocas mais orais, como uma discussão em grupo ou sessão de perguntas e respostas. Veja algumas dicas para deixar a tela vazia rapidamente.

- Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado;

- Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado;

- Para voltar a apresentação de onde parou, simplesmente pressione qualquer tecla.



Você sabia que é possível escrever ou rabiscar seus slides durante a apresentação?

Além de ser possível, é muito simples. Se você quizer destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide e escolher “opções de ponteiro” e escolher entre as opções caneta ou marca-texto. Pronto! Você poderá rabiscar os slides e fazer o destaque que quizer. Note que quando finalizar ou mudar de slide, o programa perguntará se você quer salvar esses “rabiscos”. Essa dica vale pra as duas versões do Power Point, citadas.

Para finalizar sua apresentação com chave de ouro, atente-se a algumas dicas:

1. Sempre conclua sua apresentação usando frases fortes e de impacto para Marcá-la;

2. Deixe as questões e dúvidas para o final, evite respondê-las durante a apresentação. Essa atitude interrompe o apresentador e causa dificuldade na continuidade dela. Esclareça a platéia que as questões e dúvidas serão esclarecidas ao final da apresentação;

3. Deixe seus contatos, pode ser endereço de correspondência, telefone, e-mail etc. Enfim, alguma forma da qual as pessoas possam lhe contatar;

4. Ao final da apresentação agradeça ao público presente.



fonte: CIEE curso de apresentações em Power Point

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